Stell dir eine einfache Frage: Deine Werbeagentur oder dein Webdesigner ist ab morgen nicht mehr erreichbar. Könntest du deine Website trotzdem weiterbetreiben?
Dann kommen sofort fragen auf wie:
Kommst du an deine Domain?
An das Hosting?
An das CMS?
An deine geschäftlichen E-Mail-Konten?
Weißt du überhaupt, bei welchen Anbietern diese Dinge liegen?
Wenn die Antwort öfters „weiß ich nicht“ lautet, besteht eine Abhängigkeit, die vielen Unternehmen gar nicht bewusst ist.
Natürlich beauftragt ein Unternehmen eine Agentur gerade deshalb, damit es sich nicht selbst um DNS-Einträge, Hosting, SSL-Zertifikate oder CMS-Updates kümmern muss.
Das ist eine Dienstleistung, die gerne mal und auch berechtigerweise aus dem Unternehmen ausgelagert wird.
Es ist jedoch wichtig zu unterscheiden und das Problem beginnt dann meistens hier:
Betreuung und Kontrolle sind zwei verschiedene Dinge.
Die zuständige Agentur kann soweit alles betreuen. Trotzdem sollte der Kunde der Eigentümer bleiben bzw. administrativ handlungsfähig bleiben
Eine Website ist nicht nur "die Website", sondern auch ein System das aus vielen einzelnen Komponenten besteht.
Zu einer Website gehören beispielsweise:
├── Domain
├── DNS
├── Hosting
├── CMS / Website-System
├── Datenbank
├── E-Mail
├── Bilder & Dateien
├── Google-Dienste
│ ├── Search Console
│ ├── Analytics
│ └── Unternehmensprofil
└── weitere Dienste
Je nach Website kommen noch Cookie-Tools, Newsletter, CDN, externe Schriftarten etc. dazu.
Und für jeden dieser Dienste können andere Accounts und Eigentumsverhältnisse existieren.
Einer der wichtigsten Punkte in dieser Liste die Frage, wem die Domain gehört und wer wie Zugriff darauf hat.
Denn die Domain ist ein sehr kritischer Punkt für jedes Unternehmen.
Es gibt hier zwei Vorgehen, die mir immer wieder auch selbst begegnen:
Agentur verwaltet die Domain für den Kunden
und
Agentur hat die Domain auf ihren eigenen Account registriert und der Kunde besitzt keinerlei Zugang.
Im normalen Geschäftsbetrieb merkt man da keinen Unterschied.
Beim Agenturwechsel plötzlich sehr wohl.
Solange alles funktioniert, ist es egal, wer das Passwort kennt. Interessant wird die Frage meistens erst an dem Tag, an dem etwas nicht mehr funktioniert oder die Agentur gewechselt werden soll.
Als Kunde denkt man vermeintlich: Wir wechseln doch nur die Website.
Technisch können über die Domain aber gleichzeitig die geschäftlichen E-Mails laufen.
Ein falscher DNS-Eintrag beim Websiteumzug und plötzlich funktioniert info@unternehmen.de nicht mehr.
Bei einem Websitewechsel darf deshalb niemals einfach blind die Domain „umgestellt“ werden. Zunächst muss geklärt werden, welche Dienste über die vorhandenen DNS-Einträge laufen.
Beispielsweise trägt Microsoft 365 in die gleichen DNS-Einstellungen der Domain auch die Einstellungen für die E-Mail-Adressen ein. Damit können erst Adressen nach dem Schema info@unternehmen.de erstellt werden.
Ein Automatisches Update der DNS-Einstellungen beim Veröffentlichen der Website würde diese einfach überschreiben.
Nach der Veröffentlichung der neuen Website spielen die Google-Dienste im SEO Bereich eine große Rolle: Search Console, Google Business Profile und Google Analytics.
Ein Klassiker:
Die Agentur erstellt alles mit ihrem eigenen Google-Konto.
Jahre später möchte der Kunde wechseln.
Niemand weiß, welcher Account Eigentümer ist.
Daher sollte für solche Accounts folgende Grundregel gelten:
Geschäftlich wichtige Dienste sollten möglichst unter Kontrolle des Unternehmens stehen. Dienstleister erhalten die notwendigen Berechtigungen. Auf keinen Fall umgekehrt.
Diese Szenarien spielen sich häufig genau so ab:
Best Case:
Alles gehört dem Unternehmen. Die Agentur hat Benutzerzugänge. Ein neuer Dienstleister übernimmt.
Unangenehm:
Zugänge fehlen. Passwörter müssen zurückgesetzt, Accounts recherchiert und Anbieter kontaktiert werden.
Problematisch:
Domain, Hosting oder andere Dienste laufen vollständig über Accounts der Agentur. Niemand ist erreichbar.
Worst Case:
Zusätzlich existieren keine aktuellen Backups oder exportierbaren Daten.
Dann kann aus einem einfachen Agenturwechsel plötzlich ein IT-Projekt werden.
Um Zugänge im Notfall parat zu haben, die auch gleichzeitig als Übersicht dient, empfehle ich eine Website-Notfallakte. In dieser hat man alle wichtigen Zugänge parat.
Dazu gehören:
Aber: Passwörter nicht einfach in irgendeine Word-Datei schreiben.
Für die sichere Verwahrung von Zugängen und Passwörtern sollen sog. Passwortmanager benutzt werden. Diese ermöglichen auch über das Teilen von Zugängen das sichere weitergeben von Benutzernamen und Passwörtern.
Ich habe dazu folgende Philosophie:
Meine Kunden sollen mich beauftragen, weil sie meine Arbeit schätzen. Nicht, weil sie ohne mich technisch handlungsunfähig wären.
Das bedeutet konkret:
Finde heraus, bei wem deine Domain liegt.
Prüfe, ob du dich dort selbst anmelden kannst.
Prüfe, ob du einen administrativen Zugang zu deiner Website besitzt.
Prüfe, über welchen Anbieter deine E-Mail läuft.
Prüfe, ob dein Unternehmen Zugriff auf die Google-Dienste besitzt.
Und dann:
Wenn du diese fünf Fragen beantworten kannst, bist du bereits besser aufgestellt als viele Unternehmen.
Wenn du bei mehreren Punkten nicht weiterkommst, lässt sich die bestehende Struktur zunächst erfassen und dokumentieren. Und das bevor tatsächlich einmal ein Problem entsteht.
